Materialkostenerstattung

Merkblatt für die Erstattung von für Frauen*Treffen gekauftem Material

Bitte halte vor dem Treffen mit dem Orga-Team Rücksprache, wenn du etwas kaufen willst, wofür du das Geld erstattet bekommen möchtest. So können wir sichergehen, nichts doppelt anzuschaffen. Danke!

Bitte beachte die folgenden Regeln, damit die Erstattung klappen kann:

  • Für die Erstattung braucht es die Original-Belege.
    Papierbelege werden auf dem Treffen bei der Kassenperson des Frauen*Treffens (zurzeit: Alkje) eingereicht.
    PDF-Rechnungen bitte per Mail an alkje[at]bine.net schicken.
    Wie mit E-Rechnungen zu verfahren ist, erklärt Alkje auf Nachfrage.
     
  • Bis einschließlich 250 EUR inkl. MwSt. reicht ein gewöhnlicher Kassenzettel ohne Rechnungsadresse aus [1]. Dieser muss die folgenden Angaben enthalten (was Kassenzettel von Supermärkten, Mediamarkt und ähnlichen Läden alle tun):
    • Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
    • Ausstellungsdatum der Rechnung
    • Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
    • Entgelt und Steuerbetrag für die Lieferung oder Leistung in einer Summe (Angabe des Bruttoentgelts = Entgelt inkl. Umsatzsteuer)
    • Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

  • Wenn ein Beleg eine Rechnungsadresse enthält (z.B. weil etwas im Onlinehandel gekauft wird), dann muss die Rechnungsadresse zwingend die korrekte und vollständige Vereinsanschrift sein [2], das heißt:
          BiNe – Bisexuelles Netzwerk e.V.
          Ignystraße 14
          50858 Köln
    Außerdem muss die Firma, die die Rechnung erstellt, ihren Firmensitz in Deutschland haben.

  • Eine Kombination aus privaten Kosten und Kosten für das Frauen*treffen auf demselben Beleg bitte vermeiden!
     
  • Alle Belege müssen vollständig und leserlich sein – bitte nichts abschneiden oder überkleben.
     
  • Falls ausnahmsweise kein Beleg vorhanden ist, sprich bitte das Vorgehen für die Erstattung noch vor dem Treffen mit Alkje, der Kassenperson des Frauen*Treffens, ab.
     

Danke! smiley

Stand: 05/2025

 

[1] Für Beträge von über 250 EUR brutto gelten teils andere Regeln. Bitte erfrage sie ggf. bei der Kassenperson des Frauen*Treffens.

[2] Falls der Name des Vereins zu lang für den verfügbaren Platz ist, können einzelne Worte abgekürzt werden, z.B. „BiNe-Bisex. Netzwerk e.V.“ – niemals aber die Rechtsform „e.V.“ weglassen!